RGPDKit ou la rédaction manuelle : faut-il écrire soi-même ses documents RGPD ?
Beaucoup de TPE rédigent leurs documents RGPD à la main : un modèle de politique de confidentialité récupéré sur un site, des mentions légales copiées d'un confrère, un texte de bannière cookies adapté à la va-vite. La méthode ne coûte rien et donne rapidement quelque chose à publier. RGPDKit propose de partir de l'activité réelle plutôt que d'un modèle générique. Voici ce que chaque approche apporte, et ce qu'elle laisse de côté.
La rédaction manuelle, rapide mais rarement fidèle
Partir d'un modèle a un avantage évident : en une soirée, le site affiche une politique de confidentialité et des mentions légales qui ressemblent à celles de tout le monde. Pour un dirigeant pressé, c'est rassurant. L'article rédiger une politique de confidentialité claire montre pourtant que la valeur du document tient à sa fidélité à l'activité, pas à sa longueur ni à son vocabulaire.
Le modèle générique décrit une entreprise imaginaire. Il mentionne des traitements que la TPE n'effectue pas, en oublie d'autres qu'elle effectue réellement, et cite des durées de conservation ou des sous-traitants qui ne sont pas les siens. Le texte publié devient alors une promesse que le dirigeant ne tient pas, ce qui est plus gênant qu'un texte court mais exact.
Les pièges classiques de la méthode manuelle
- des mentions légales incomplètes ou copiées d'une autre forme juridique, comme le rappelle l'article mentions légales d'un site, ce qui est obligatoire ;
- une politique de confidentialité qui parle de traitements inexistants et passe sous silence le formulaire de contact ou la newsletter ;
- une bannière cookies décorative, qui dépose les traceurs avant tout choix du visiteur ;
- aucun lien entre les documents publiés et le registre des traitements, quand celui-ci existe ;
- des textes jamais relus après un changement d'hébergeur, d'outil de facturation ou de prestataire d'emailing.
Ces défauts n'ont rien de dramatique tant que personne ne lit les documents. Ils deviennent visibles au premier client qui exerce un droit d'accès, au premier prestataire qui demande une base contractuelle, ou à la première question d'un partenaire qui vérifie ses propres sous-traitants.
Ce que RGPDKit fait différemment
RGPDKit ne fournit pas un modèle à adapter : il pose des questions sur l'activité, les données collectées, les outils utilisés et les prestataires, puis produit des documents qui ne décrivent que ce qui existe. La politique de confidentialité, les mentions légales, la bannière cookies et le registre découlent des mêmes réponses, et une modification dans le questionnaire se répercute dans chacun d'eux.
La bannière cookies illustre bien la différence. Rédigée à la main, elle se limite souvent à un texte ; générée à partir des outils réellement installés sur le site, elle propose un choix au visiteur et n'active les traceurs qu'après ce choix. Le simulateur de bannière cookies permet d'ailleurs de vérifier si le site en a besoin et ce que le consentement change dans les statistiques d'audience.
Un document généré reste un document à lire. Le dirigeant doit vérifier que chaque réponse donnée reflète bien sa pratique, sinon le texte produit sera aussi inexact qu'un modèle copié.
Quand la rédaction manuelle reste défendable
Un site vitrine sans formulaire, sans statistiques d'audience et sans newsletter a besoin de mentions légales et d'un texte de confidentialité très court. Un dirigeant qui prend le temps de lire un guide sérieux et d'écrire trois paragraphes honnêtes obtient un résultat tout à fait convenable, sans abonnement. C'est aussi un bon exercice pour comprendre ce que l'on collecte réellement.
La rédaction manuelle atteint ses limites quand le site collecte des données par plusieurs canaux, quand des outils tiers déposent des cookies, quand des prestataires traitent des données pour le compte de l'entreprise ou quand les documents doivent être tenus à jour régulièrement. À ce stade, le temps passé à relire et à réconcilier les textes dépasse souvent celui d'un questionnaire guidé.
Le comparatif en un tableau
| Critère | RGPDKit | Rédaction manuelle à partir de modèles |
|---|---|---|
| Point de départ | Questionnaire sur l'activité réelle | Modèle générique à adapter |
| Fidélité à l'activité | Documents limités à ce qui est déclaré | Dépend de l'attention portée à chaque paragraphe |
| Cohérence entre documents | Registre, politique et mentions issus des mêmes réponses | À vérifier à la main entre chaque texte |
| Bannière cookies | Générée selon les outils installés, avec choix du visiteur | Souvent un simple texte sans mécanisme de consentement |
| Mise à jour | Modifier une réponse met à jour les documents | Reprendre chaque texte séparément |
| Compréhension de la démarche | Guidée, mais le dirigeant peut rester passif | Forte, à condition de lire des guides sérieux |
| Coût | Abonnement mensuel | Gratuit, hors temps passé |
Notre verdict
La rédaction manuelle convient à un site très simple et à un dirigeant qui accepte de lire et de comprendre ce qu'il écrit : elle ne coûte rien et force à connaître sa propre activité. RGPDKit devient plus pertinent dès que plusieurs canaux collectent des données, que des cookies sont déposés ou que des prestataires interviennent, parce que la cohérence entre documents et leur mise à jour ne reposent plus sur la mémoire du dirigeant. Dans les deux cas, le texte publié n'a de valeur que s'il décrit fidèlement ce qui se passe réellement dans l'entreprise.
Questions fréquentes
Un modèle de politique de confidentialité trouvé en ligne est-il utilisable ?
Faut-il obligatoirement une bannière cookies sur un site vitrine ?
Les documents générés par RGPDKit doivent-ils être relus ?
Peut-on combiner rédaction manuelle et outil guidé ?
Pour aller plus loin
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