Le registre des traitements fait peur parce qu'on ne sait pas par où le prendre ni combien de temps il va demander. Indiquez le nombre de catégories de personnes dont vous traitez les données, vos outils et sous-traitants, la présence d'un site web et d'une lettre d'information, puis le temps que vous pouvez y consacrer chaque semaine : l'estimateur affiche le nombre de traitements probables, les heures de travail et le nombre de semaines pour terminer.
Un traitement, au sens du registre, est un ensemble d'opérations menées dans un but précis : gérer la relation client, établir la paie, envoyer une lettre d'information. L'expérience montre qu'une catégorie de personnes donne presque toujours naissance à deux traitements distincts : la gestion courante de la relation, et la finalité administrative ou comptable qui l'accompagne. Les clients, par exemple, relèvent de la gestion commerciale et de la facturation ; les salariés, de la gestion du personnel et de la paie. L'estimateur compte donc deux traitements par catégorie de personnes, puis ajoute un traitement par fonction du site qui collecte des données et un pour la lettre d'information ou la prospection.
Le temps moyen par traitement proposé par défaut correspond à une démarche guidée, où les questions sont posées dans l'ordre et où les durées de conservation usuelles sont suggérées. Sans accompagnement, chaque traitement demande des recherches et le temps double facilement. L'estimateur ne compte pas non plus le temps de mise en place des mesures de sécurité qui apparaîtront en cours de route, ni la formation de l'équipe, ni les échanges avec un sous-traitant qui tarde à fournir ses garanties. Il suppose enfin que vous travaillez régulièrement : une conformité menée par à-coups prend plus de semaines que le calcul ne l'indique.
Clients, prospects, salariés : ces trois catégories couvrent la majorité des traitements d'une TPE. Documentez-les en premier, le reste du registre se complète au fil de l'eau.
RGPDKit vous pose les questions dans l'ordre, propose les durées de conservation usuelles et assemble votre registre traitement par traitement.
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