Un indépendant pense rarement au RGPD : pas de salarié, pas de service informatique, un site vitrine et une boîte mail. Pourtant, dès qu'il enregistre un prospect, envoie un devis ou publie un formulaire de contact, il traite des données personnelles et doit pouvoir le démontrer. Voici les difficultés les plus fréquentes chez les freelances et la façon dont RGPDKit, parmi d'autres approches, aide à les traiter sans y consacrer des journées entières.
Le premier réflexe est de faire l'inventaire, sans logiciel : où arrivent les données, où sont-elles stockées, qui y accède. Pour un indépendant, la liste est courte mais dispersée : formulaire du site, devis et factures, échanges par email, contacts enregistrés dans le téléphone, parfois une liste de diffusion. L'article RGPD pour les TPE, par où commencer détaille cet état des lieux en quelques questions.
Avec RGPDKit, cet inventaire prend la forme d'un questionnaire : le freelance décrit son activité et ses outils, et chaque réponse alimente une fiche de traitement. L'estimateur de temps pour votre registre donne une idée réaliste du temps à prévoir selon le nombre de traitements et le niveau de préparation.
Un site d'indépendant a besoin de mentions légales exactes, adaptées à sa forme juridique, et d'une politique de confidentialité qui décrit le formulaire de contact, l'outil de statistiques et, le cas échéant, la newsletter. Les articles mentions légales d'un site, ce qui est obligatoire et rédiger une politique de confidentialité claire posent les repères à respecter, quel que soit l'outil utilisé pour rédiger.
La question des cookies mérite une réponse précise plutôt qu'une bannière posée par réflexe. Un site sans statistiques ni contenu tiers peut s'en passer ; un site qui mesure son audience doit demander un choix au visiteur. Le simulateur de bannière cookies aide à trancher et montre ce que le consentement change dans les chiffres d'audience.
Une politique de confidentialité d'indépendant tient souvent en quelques paragraphes. L'important est qu'elle décrive ce qui se passe réellement, pas qu'elle ressemble à celle d'une grande entreprise.
De plus en plus de clients, surtout les entreprises de taille moyenne, demandent à leurs prestataires de justifier leur conformité avant de signer. Pour un freelance, c'est souvent le déclencheur de toute la démarche. Disposer d'un registre à jour, d'une politique publiée et d'une réponse claire sur les données traitées pour le compte du client suffit dans la plupart des cas courants.
Quand l'indépendant traite des données pour le compte de son client, il agit souvent comme sous-traitant, avec des obligations propres. L'article sous-traitants et hébergeurs, la chaîne de responsabilité explique cette position et ce qu'un client est en droit d'attendre. RGPDKit fournit les documents de base ; une clause contractuelle particulière peut, elle, justifier un conseil ponctuel.
Le risque, pour un indépendant, n'est pas de mal démarrer mais d'oublier : un nouvel outil d'emailing, un changement d'hébergeur ou une nouvelle offre modifient les traitements sans que les documents suivent. Une revue rapide à chaque changement d'outil, ou une fois par an, suffit généralement. Dans RGPDKit, cette revue consiste à modifier les réponses concernées ; les documents se régénèrent à partir de là. Un tableur bien tenu ou un rappel dans l'agenda peuvent jouer le même rôle pour une activité très simple.
RGPDKit guide les TPE et les indépendants vers une mise en conformité RGPD claire: registre, politique de confidentialité et mentions légales.
Demander un accèsVoir les ressources gratuites